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このページは、ISOマネジメントシステムのＦＡＱ(Frequently Asked Questionよくある質問）を掲げています。
- 認証取得活動の推進（事前準備）
- コンサルタント利用
- 受審に関して
- 認証機関の選定のポイント
- 受審後の活動
１．認証取得活動の推進（事前準備）に関するＦＡＱ
| Ｑ プロジェクトチーム編成や専任スタッフは必要ですか？ |
| Ａ 推進のためのプロジェクトチームは作ったほうがいいでしょう。専任は置かなくとも推進は可能ですが、事務局的な動きをする役割を担う人は置いたほうがスムーズです。通常の業務と兼務で推進する組織がほとんどです。 |
| Ｑ サーバや入退室管理設備などの投資はどれくらいかかりますか？ (ISO27001) |
| Ａ その組織の状況によりますので一概にはいえませんが、認証取得前に全ての投資を行う必要はありません。リスクアセスメントを実施した結果をみてから計画して頂いて結構です。 |
| Ｑ 認証取得の範囲、サイトの拡大（縮小）などの変更は後でもできますか |
| Ａ サイトの変更は可能です。初回審査までに確定し認証取得後でも変更できます。 |
| Ｑ 認証取得までどれくらいの活動期間が必要ですか？ |
| Ａ 概ね７〜８ヶ月が一般的です。システム構築に３〜４ヶ月、システム運用に３ヶ月、審査に１ヶ月掛かるとみておくとよいでしょう。小さい組織ですと４〜５ヶ月で合格した例もあります。 |
| Ｑ ITに詳しい人がいなくても取れますか？（ISO27001） |
| Ａ 可能です。コンサルタントの指導にしたがって進めてください。 |
| Ｑ ISO27001とプライバシーマークの違いは何ですか？ |
| Ａ ISO27001(ISMS）は情報資産の全般をマネジメントするのに対し、プライバシーマークは個人情報に特化してシステムを作るところが違います。JIPDECのホームページにも比較が公開されていますので参照ください。 |
| Ｑ 内部監査員は何人必要ですか？ |
| Ａ 認証取得しよとする組織の各部門・部署から１〜２名くらいの選出を考えておけばよいでしょう。 |
| Ｑ 当社は従業員数３０名のソフトウェア開発会社ですが、創立してから５年しか経っておらず、社員は全員が中途入社です。そのため品質管理も個人のノウハウ任せで、標準というものがありません。安定した品質を確保するためにもISO9001を取得しようと考えていますが、書籍などを見ると、ほとんどの企業がコンサルタントを頼んでいるように書いてあります。コンサルタントに頼らず、自社だけで認証取得にチャレンジしたいと考えていますが、可能なのでしょうか？ |
| Ａ 中小企業の中にはコンサルタントを依頼しないで、自力だけで ISO9001の認証取得している企業はあります。それらの企業にとっては、認証取得時の達成感は高いでしょうし、全社員共有の誇りにもなっていると思います。 ただし、中小企業の多くは、�ー茲蠢箸瀛�が分からない、�⊃妖�資源に乏しい、��時間的制約がある、などの理由により、コンサルタントの支援を受けて認証取得に取り組んでいます。また、自社の力だけで取得活動を行なっても、システムの構築ができず断念したり、途中からコンサルタントの指導を受ける企業もあります。 独力で認証取得に取り組む際に考慮しなければならないのは、他社の真似をするなど安易な方法に陥らず、トップ自らが ISOの本質を理解し、全社的活動として取り組むことです。 ISOは、�．肇奪廛瀬Ε鵑嚢圓覆Δ海函↓∩完�で取り組むことが基本です。特に、中小企業にとってはマネジメントシステムの基盤作りともなりますので、担当者任せにせず、トップ自らが積極的に推進活動を展開させることが重要です。 また、自社だけで取り組むとどうしても品質マニュアルの手本が欲しくなると思いますが、市販されている書籍等からの引用などは決して行なわないようにしましょう。 ISO9001の品質システムは100社あれば100通りのシステムがあると、肝に銘じて取り組んで下さい。他社の真似をすると、取得はできても借り物のシステムのため、維持管理していくことが困難になります。システム構築にあたっては、自社の現在ある仕組みを活かし、ＩＳＯの要求事項と照らし合わせて取り組むことです。「あるべき姿｣を追求せず、「今ある現状の姿」をベースにしてシステム化するように心がけて下さい。いずれにせよ、自力で取り組む際には、トップが�ー萋世量榲�を明確にし、�⊆勸�に宣言を行なった上、��自ら先頭に立って知恵と汗をかき、�ぜ勸�を教育し、 �グ貘里箸覆辰導萋阿鬚靴討い�ことが必要です。 |
| Ｑ 当社は電気製品の部品加工と組立を行っております。従業員は９０名です。ISO9001を本年度中に取得しようとISO事務局を作って発足しましたが、理解しにくいので、コンサルタントをお願いしようと考えております。どのようなコンサルタントにどのような内容を依頼したら良いか分かりませんので教えて下さい。 |
| Ａどんなコンサルタントにお願いしたら良いかという点ですが、コンサルタントが会社の希望に合うことが大切です。一般的にコンサルタントのＱＣＤについて考えてみたいと思います。コンサルタント Ｑ（サービス品質）の判断ですが、次の３つの評価基準で判断されてはいかがでしょう。 �� これまでのコンサルタントを行なった件数 �� コンサルタント自身が受審の経験があるか ��コンサルタントだけでなく、審査の経験があるか 以上ですが、数が多ければそれだけ依頼されていると考えられます。具体的社名は、聞いても言わないはずです。なぜなら顧客の秘守義務があるからです。大きなコンサルタント会社は営業マンが来ますが、サービスを提供するコンサルタントに必ず面談して決めた方が良いと思います。なぜなら営業マンがどんなに良い人でもサービスを提供するコンサルタントでないからです。 やはりコンサルタント自身で審査を受けた経験がある方が良いし、舞台裏を知っているからです。そしてさらには審査員としての経験している方がより適切なコンサルティングができると思います。以上の３つを総合的判断基準としたらどうでしょうか。 |
| 次に費用です。費用にはかなりの幅があるようです。1時間当たりだけでなく、トータル費用も考えてみるべきです。大手コンサルタント会社は�躔佝颪覆匹嚢盂曚任后�コンサルタントは当社のような大手コンサルタント会社から独立してやっている人のほうがスキルが高いことが多いです。大手コンサルタント会社のコンサルタントはサラリーマンで自分の看板で稼ぐ力のない人なのです。 コンサル活動期間は 半年から１年程度で、大体１０日位から２５日位が予想されます。このトータルとどの位まで関与してくれるかによって変わります。 日程ですが、やはり希望する日程に来てもらえるか、また同一の人が来てくれるか確かめることも必要です。 依頼する方もなるべく早く日程を示す方が希望に合う日にコンサルティングができます。 コンサルタントも２〜３カ月先まで決めていることが多いのです。長期間１社には行きませんので、かなり細かく予定を立て空きのないようにしていると思います。 以上のようなことを選定の基準に早く決めることが良いと思います。内容について、ＩＳＯ要求事項、品質マニュアル作成、社内規定の作成、模擬審査（手順の確認と実施状況の確認）の一通りのコンサルティングを受けることが一番良いと思いますが、品質システム構築ができていれば模擬審査だけとかスポットでの支援でも良いと思います。 |
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このページは、ISOのＦＡＱ(Frequently Asked Question よくある質問）を掲げています。
２.コンサルタントの利用
コンサルタントの利用する場合、利用しない場合のメリット、デメリットを整理すると以下のようになります。
利用メリット
- コンサルタントの成功したノウハウを活用できる
- 計画された日程まで確実に認証取得に到達することができる。
- 社内の人材不足、スキル不足を補える
- 契約中は、疑問点をすぐにコンサルタントに質問し即時解決できる。
- 社内の推進担当者の認証取得合格に対する責任が減り構築作業、運用や社内根回しに専念できる。
- 知識や経験があり人柄の良いコンサルタント出合うと、長く付き合うことにより、余り説明しなくとも当社に合う案を提示してくれるようになり、社員と同じような働きをしてくれ、利用価値が高まる。
- 岡目八目、会社の悪い点などやよく見て指摘してもらえる
- 外部の人だと社員を動かしやすい。ISO事務局より社員が言うことを聞いてくれる。
- 最新の審査情報が得られる。
利用デメリット
- コンサルタント料が発生する
- 肩書きや大会社の理由でコンサルタントを採用すると、実績がなかったり、指導力がなかったり、人間的にひどい人が当社の担当になるリスクがある。
- 質が悪いシステムを持ち込まれ、導入され、重厚なシステムとなり運用ができないリスクがある。
- 講釈だけのコンサルタントだとなかなか進まない。ストレスになり、モチベーションが下がる。
- コンサルタントの経験を押し付けられる恐れがある。
コンサルタントの必要性
コンサルタントを頼まないで、自社の力だけで ISOを認証取得している企業は少数派です。こうした企業は、認証取得時の達成感は高いでしょうし、全社員共有の誇りになるかもしれません。~
一般的に、中小企業の多くは、�ー茲蠢箸瀛�が分からない、�∋�間的制約がある、��人的資源に乏しい、などの理由により、コンサルタントの支援を受けて認証取得に取り組んでいます。
また、自社の力だけで取得活動を行なっても、システムの構築ができず断念したり、途中からコンサルタントの指導を受ける企業もあります。
独力で認証取得に取り組む際に考慮しなければならないのは、他社の真似をするなど安易な方法に陥らず、トップ自らが ISOの本質を理解し、全社的活動として取り組むことです。 ISOは、�．肇奪廛瀬Ε鵑嚢圓覆Δ海函↓∩完�で取り組むことが基本です。特に、中小企業にとってはマネジメントシステムの基盤作りともなりますので、担当者任せにせず、トップ自らが積極的に推進活動を展開させることが重要です。
また、自社だけで取り組むとどうしてもマニュアルの手本が欲しくなると思いますが、市販されている書籍等からの引用などは決して行なわない方がよいでしょう。 マネジメントシステムは100社あれば100通りのシステムがあると、肝に銘じて取り組むべきでしょう。他社の真似をすると、取得はできても借り物のシステムのため、維持管理していくことが困難になります。システム構築にあたっては、自社の現在ある仕組みを活かし、ＩＳＯの要求事項と照らし合わせて取り組むことが必要です。「あるべき姿｣を追求せず、「今ある姿」をベースにしてシステム化するように心がけて下さい。
自力で取り組む際には、トップが取得の目的を明確にし、従業員にキックオフ宣言を行ない、トップ自らが先頭に立って知恵と汗をかき、従業員を教育し、必要なマネジメント活動を確実に実行していくことが必要です。
どのようなコンサルタントにどのような内容を依頼したら良いのか
どんなコンサルタントにお願いしたら良いかといいますと、そのコンサルタントが御社の希望に合うことが最も大切です。一般的にコンサルタントの ＱＣＤについて考えてみましょう。
コンサルタント Ｑ（サービス品質）の判断ですが、次の３つの評価基準で判断されてはいかがでしょうか。
�� これまでのコンサルタントを行なった件数~
�� コンサルタント自身が受審の経験があるか~
�� コンサルタントだけでなく、審査の経験があるか~
以上ですが、数が多ければそれだけ依頼されていると考えられます。具体的社名は、聞いても言わないはずです。なぜなら顧客の秘守義務があるからです。大きなコンサルタント会社は営業マンが来ますが、サービスを提供するコンサルタントに必ず面談して決めた方が良いと思います。なぜなら営業マンがどんなに良い人でもサービスを提供するコンサルタントでないからです。~
やはりコンサルタント自身で審査を受けた経験がある方が良いです。何故なら舞台裏を知っているからです。そしてさらには審査員としての経験している方がより適切なコンサルティングができると思います。以上の３つを総合的判断基準としたらどうでしょうか。
~
次にＣ(コスト）です。費用にはかなりの幅があるようです。1時間当たりだけでなく、トータル費用も考えてみるべきです。大手コンサルタント会社は�躔佝颪覆匹嚢盂曚任后�コンサルタントは当社のような大手コンサルタント会社から独立してやっている人のほうがスキルが高いことが多いです。大手コンサルタント会社のコンサルタントはサラリーマンで自分の看板で稼ぐ力のない人なのです。 コンサル活動期間は 半年から１年程度で、大体 １０日位から２５日位が予想されます。このトータルとどの位まで関与してくれるかによって変わります。
~
Ｄ(日程）ですが、やはり希望する日程に来てもらえるか、また同一の人が来てくれるか確かめることも必要です。 依頼する方もなるべく早く日程を示す方が希望に合う日にコンサルティングができます。
コンサルタントも２〜３カ月先まで決めていることが多いのです。長期間１社には行きませんので、かなり細かく予定を立て空きのないようにしていると思います。
以上のようなことを選定の基準に早く決めることが良いと思います。内容について、ＩＳＯ要求事項、マニュアル作成、社内規定の作成、模擬審査（手順の確認と実施状況の確認）の一通りのコンサルティングを受けることが一番良いと思いますが、マネジメントシステム構築ができていれば、模擬審査だけ依頼するとか、スポットでの支援依頼でも良いと思います。
コンサルタントとの上手なつき合い方
一般に、コンサルタントは対象組織に役立つマネジメントシステムにしたいとの思いから、少し高いレベルを指導することが多いかもしれませんが、審査員は規格の要求事項に照らして適合かどうかの判断をします。
コンサルタントと審査員は、�［�場の違い、��規格の解釈の相違、�Ｅ�合性審査、�し亳格�野の違いなど考え方の違いが生じます。コンサルタントと審査員から双方の意見をよく聞き、どこまでが規格要求で、どこから推奨の範囲かについて、考えの背景を確かめ、最後は組織（管理責任者）が判断する必要があります。
１.コンサルタントの審査経験が少ない場合
�．灰鵐汽襯織鵐箸�その業種に対する知識が少ない、または事業経験、コンサルタント経験が少ない場合、どのように規格を適用し、パフォーマンスの改善に繋がる具体的な活動とすれば良いかについて、指導ができないことがあります。
�▲灰鵐汽襯織鵐箸�受審側の経験しかない場合、自分が経験した特定の審査を標準と考えて、その時の審査員の質問やコメントを過大評価し、他の面から考察することが困難となる場合があります（審査はサンプリングで行なわれますので、質問や見る資料は個々の審査で異なります)。
２.コンサルタントの審査経験が豊富な場合
（ａ）審査経験は豊富だが、その他の経験、例えば、マネージャー経験がないため、組織を経営効率の視点から見ることができなかったり、あるいは現場経験の不足から、的確に作業手順作成の指導ができなかったりする場合があります。
（ｂ）経験豊富な場合、自分の経験・考えが最良と思い込み規格との適合性を公平に判断せず、自分の考えを押しつける場合が無いとは言えません。
３.審査員として経験が浅い場合も、自分の経験から内部監査的な審査になったり、自分の経験が最良と思い込む場合もありますが、審査員の場合はチームで行動するため、主任審査員が最終判断することで大きな偏りがないようになるはずです。
４.管理責任者としても、コンサルタントを依頼する場合、何もかも頼むのではなく、マネジメントシステム規格をよく理解し、コンサルタントへの依頼事項と受審側のやるべきことを明確に区別し、指示するように心掛けることが大切です。
５.コンサルタントも人間です。相性の問題もありますし、外注をコキ使うように接したり、客だという意識から高圧的であったりしますと、せっかくの指導も知識・ノウハウの出し惜しみをされたり、手抜き、仕返しをされたりする可能性があります。自社と接点のある利害関係者は全てお客様として、よい雰囲気づくりをすることが、結果として自社に合ったよいシステムづくりにつながっていくことを理解しておくべきです。
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Ｑ＆Ａ その２
３．受審に関するＦＡＱ
| Ｑ 審査機関はどのように選べばいいのでしょうか？ |
| Ａ 自組織にあった審査機関を選ぶに基準には、実績や得意分野、評判などいろいろあり得ます。コンサルタントのアドバイスにしたがって確定されるとよいでしょう。 |
４．認証機関選定のポイント
認証機関選定のポイント(1) 審査方針を確認しよう
認証機関の審査員は、コンサルタントの審査立ち会いを必ずしも全員が歓迎していません。それは、コンサルタントのレベルが高ければ、審査上の欠点やミスなどを指摘される可能性があるからです。しかし、前向きな認証機関や審査員は受審企業の要望であれば受け入れています。当然、被監査人は受審企業の担当が担う必要があり、コンサルタントは直接発言することはできません。それでも、コンサルタントが同席していれば、空き時間などにその場でアドバイスをしてもらえるので心強くなりますし、有益な対応方法を取ることが可能となります。したがってコンサルタント同席の可否を認証機関選定の際に確認しておくことも重要なことです。
認証機関は日本に70社以上あるが、その審査方針などにかなりの違いがある事も事実です。認証機関を大きく分類すると、日本系と外資系に分けられます。日本系はさらに公共系と民間系があります。公共系というのは、財団法人など国の外郭団体の関連組織が行っているケースであり、民間系は民間会社が行っているケースです。また、外資系でも英国系をはじめヨーロッパ系、その他世界中から日本に進出してきています。このように、生い立ちや出身地などがまったく違う背景から、認証機関の方針もかなり違っているのは当然と言えます。したがって、自社の方針と合う認証機関をしっかり選ぶことは重要な要素となります。~
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認証機関は日本に70社以上あるが、その審査方針などにかなりの違いがある事も事実です。認証機関を大きく分類すると、日本系と外資系に分けられます。日本系はさらに公共系と民間系があります。公共系というのは、財団法人など国の外郭団体の関連組織が行っているケースであり、民間系は民間会社が行っているケースです。また、外資系でも英国系をはじめヨーロッパ系、その他世界中から日本に進出してきています。このように、生い立ちや出身地などがまったく違う背景から、認証機関の方針もかなり違っているのは当然と言えます。したがって、自社の方針と合う認証機関をしっかり選ぶことは重要な要素となります。~
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| Ｑ 審査員は第一段階審査、第二段階審査とも同じ人になりますか？ |
| Ａ 基本的には同じ人になりますが、審査機関の都合などで違う審査員になることもあり得ます。 |
| Ｑ 審査機関や審査員によって審査（手順、レベル）に違いがありますか？ |
| Ａ 審査機関の審査方針で概ねチェックされることがブレないようになっていますが審査機関による違いはあります。また担当となる審査員の性格や考え方に依存される部分もあります。 |
認証機関選定のポイント(2) 審査員の考え方、レベルを見抜く
認証機関によってかなりの違いがあることに加え、同じ認証機関でも審査員によっていろいろな人がいるのも事実です。当然、認証機関としても審査員の教育 /訓練を行っていますが、それでも審査のバラツキがでてくるのは避けられません。
審査員の平均像は、大企業を定年または早期定年で辞めるか、出向などで認証機関に再雇用されているケースが多いかもしれません。審査員のなかには、審査の前から今日は不適合の指摘を何件以上と目標を持って審査に臨む人もいます。指摘件数を審査員の間で自慢し合っている場合もあるようです。そのような審査員はごく少数としても、そんな審査員に審査された企業は有りがた迷惑です。
もちろん、企業の本質的な問題点をしっかり指摘してくれて、感謝される審査員がいる事も事実です。
出身や経歴など、さまざまな人が審査員をしているので、ある程度のバラツキはでるのはしょうがないとして、そのような中でも熱心に審査員教育を行っている認証機関の審査員は、確かにバラツキは少ないと言えます。ぜひ、そのような認証機関を選びたいものです。
認証機関選定のポイント(3) 審査員はコンサルティングをしてはいけない
一部の審査員ではあるけれども、自分がとても偉い人と勘違いしている方がいます。 ある地方の企業で某認証機関の審査員が｢先生」と呼ばれて審査をしていたところ、審査で問題点を見つけました。すると得々として、自分の過去の話を始めました。その審査員が以前某大手自動車メーカーの品質管理部長をやっていた事から始まり、そのメーカーの品質レベルを上げたのは自分である事を自慢しはじめました。そして、審査をしている会社に自分の経験に基づく品質管理の方法を行うように、審査先に押し付けをはじめたのです。
審査員は、審査企業にこうしなきいとか、ああしなさいとかの指示をしてコンサルを行うことは、厳に禁じられています。審査員の任務は、ISOの規格に合っているかどうかを判断するのが仕事です。しかし、実際は過去の自慢話から始まって、頼みもしないのにいろいろと指示をしてくる審査員が一部で存在するのも事実です。不愉快であれば、認証機関、認定機関に訴え、その審査員をクビにしてやればよいでしょう。
認証機関選定のポイント(4) 規格の要求事項にない指摘はいかがなものか
審査員からもし、規格の要求事項にない指摘、指示を受けたら、最初に聞くべき事は、「それはアドバイスですか、それとも規格から外れる指摘事項ですか？」と確認する事です。もし、アドバイスであると答えたら、「ありがとうございます。検討させていただきます」と答えて、役に立つと思えば、活用すればよいですし、当社には必要ないと判断されれば、無視してかまわないのです。
ところが受審側のISO事務局のなかには、せっかくお金を出して審査でコメントをいただいたのでと、推奨事項でも何でもかんでも受け入れで、システムを膨らませ続けている場合があります。
特にがISO専任の社員がISO事務局をしているところにそうした傾向があります。その背景には自分の仕事を確保し、システムを難しくし、自分の立場を確保するといった考えが働いているようです。
もし、指摘事項であると答えたら、「それは、どの規格要求事項の指摘か教えていただけないでしょうか？」と、丁寧に聞けばいいのです。そして、その規格要求事項を確認して、そこにそのような要求がなければ不適合の指摘とは言えない場合もあるのです。一度このような質問をしておくと、以後は慎重になって、審査員も要求事項に沿った審査を行うようになるでしょう。
それでもしつこくしてくるなら、認証機関、認定機関に訴え、その審査員をクビにしてやればよいでしょう。
認証機関選定のポイント(5) て、に、を、はを校正するより、マネジメントシステムを改善する指摘
ある認証機関の審査員が、審査先に現れ、開口一番「この品質方針は、動詞が書いていないのでダメだ」と言われました。「社長は、社員にわかるように、すぐに直しなさい」との指摘をしました。 このような調子で、品質マニュアルの「て、に、を、は」を一生懸命直してくださった。
この審査員は、文学部出身の方かどうかは知らないけれども、実際にこのような指摘を一所懸命行っている審査員は存在します。また、「ハンコの押し忘れ」を専門に指摘する審査員もいます。理由は指摘しやすいからです。何を指摘していいか分からないから、ISOの規格とマニュアルを対比して、一字一句調べて、足りない言葉がありますね。と鬼の首をとったように指摘する審査員もいます。
このような「文書の校正専門家」では、ISO文書のつくり方は多少うまくなったとしても、マネジメントシステムの問題点は改善されません。
「その会社のキープロセスは何か、このマネジメントシステムはどこに着眼して問題を改善すればよいシステムになるのだろうか」といった観点で的確な指摘をしてくれれば、企業としても気づきにつながり、その指摘を改善すれば、有効なマネジメントシステムに変化していきます。
ISOは名刺にISO取得を印刷する「広告宣伝費」だけではもったいないです。ぜひ、マネジメントシステムの本質的な部分での審査を受けられる認証機関・審査員を選びたいものです。
ある認証機関は、顧客への営業や事務対応は迅速で、例えば見積書を依頼すれば、翌日には回答が届いていました。また値段も業界平均より大幅に安かった。しかし、審査自体は文書校正型の審査が多く、現場をほとんど知らない審査員で、質の高い審査とは言えないものでした。
これに対して、別の認証機関は、顧客対応はお世辞にもいいとは言えませんでしたが、審査ではマネジメントシステムの本質的な部分での指摘をしてくれました。さらに、あまり、文書の一字一句を問題にする事は少なく、気がついても口答で触れる程度で、企業の自主性を重んじる審査を行っていました。このように、個々の認証機関で特徴があり一長一短あるのが現実なのです。事前に認証機関やコンサルタントの話などを聞いて、自社の考え方と合う認証機関を選ぶようにすることが大事です。
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Ｑ＆Ａその３
５． 受審後の活動に関するＦＡＱ
| Ｑ 定期監査（サーベイランス）はどんなふうになりますか？ |
| Ａ 認証取得後の定期監査は、半年毎に行うか１年毎に行うかを第二段階審査の終了時に審査機関との協議で決定されますので、それに沿って運用ください。 |
| Ｑ ＩＳＯをやってきたのに効果が出ませんが？ |
| Ａ 認証取得を営業上の宣伝用として捉えている、あるいはシステムを経営に役立てるための人材不足、トップの熱意、知識と実行力などがかみ合っていないためと思われます。本気で役立てるにはシステム改善のコンサルティングを受けられることをお勧めいたします。 |
| Ｑ 品質や環境のマネジメントシステムとシステム統合しても構いませんか？ |
| Ａ 複数のマネジメントシステムを統合しても問題ありません。最近ではISO9001、ISO14001を既に認証取得された企業がISO27001の認証取得を行うケースが増えております。統合マネジメントシステムのニーズは高まってきております。 |
| Ｑ 審査で指摘されたことを役立てるにはどうすればよいか？ |
| Ａ 審査で指摘された不適合や推奨や改善の機会の提供を経営の改善に活かすためのポイントを以下に述べてみます。 まず挙げられるのが、マネジメントシステムの改善点を探してもらうことです。審査員はコンサルティングが禁止されているし、規格要求事項以外では指摘で きないけれども、改善点に気づくことは多々あります。 しかし、審査員として良かれと思い指摘をしても、受審企業の中にはまったく聞く耳を持たないで自社の妥当性を強調される場合があります。看板目的の登録 であれば、それでよいでしょうが、推奨されるスタンスとしては、審査員に「経営改善につながる審査のアウトプット」を求めることでしょう。 例えば、初回会議で、「経営改善につながる審査のアウトプット」を期待していることを伝えることです。実際、私はこれを経験して、かなりプレッシャーを 感じて審査をした経験があります。高い審査料に見合ように審査員の持てる力を最大限に発揮してもらうことを希望するのです。 例えば、管理責任者が、審査員に対し「3件以上の不適合(システムの改善点)を見つけてくれ」と依頼したとします。そうすると審査員は必死になって指摘 を探してくれます。社外の審査員を外力としてのうまく活用するのです。 また単に文書化された指摘事項にのみ対応するのでなく、いかに審査員から多くのものを吸収するかというスタンスが非常に重要です。 ISO規格では、マネジメントレビューのインプットとして「監査の結果」を要求しています。おそらく多くの企業のマネジメントレビューでは、審査結果報 告書が提示されたり、そのポイントが報告されたりしているのでしょう。 要はその中身が大切で、有効なアウトプットにつながっているかどうかです。審査結果の中で、当社のシステムの改善のネタになりそうなこと、当社製品、 サービスの改善のネタになりそうなことを、単に審査報告書からだけでなく、審査員の話、審査を受けたときの審査員とのやり取りの中での気づき事項などを御 社のマネジメントシステムの改善のネタとして、マネジメントレビューでインプットしているかということです。 |
| Ｑ 審査機関を変更できますか？ |
| Ａ審査機関の変更は可能です。それまでのサーベイランスの実施サイクルの時期もそのままに移行できます。審査機関の営業や担当コンサルタントに相談してみましょう。 ところで御社は期待される審査員像をお持ちでしょうか。それは御社のマネジメントシステムの経営上の位置づけ、マネジメントシステムの目的、期待値によって異なることでしょう。しかし、この読者はマネジメントシステムで経営改善を考えておられるでしょう。その場合の審査員は経営改善につながる審査をしてくれる人でなければなりません。 御社に来る審査員はいかがですか。規格要求の言葉にとらわれた、経営とは関係が薄い指摘ばかりしていませんか。審査員を変えて欲しい場合は、審査機関に変更依頼ができますし、極端な例としては忌避が可能なのです。 最近では、アウトプットの成果を重視する有効性審査が少しずつ展開されています。組織としては、有効性審査を期待されているのですが、 �� 審査員個人の能力不足でできない �� 審査機関の審査ルールの縛りが多くて出来ないようになっているの2つの要因で、結果として実現しない場合が多いようです。�，両豺腓肋�し時間が掛かるが、審査に来た人の中から探すか、他社の情報の活用により適した審査員を探して審査機関に希望してみることでしょう。 一方、�△録該叉ヾ悗凌該困離轡好謄爐砲茲蠅泙后�審査システムの悪さを審査員でカバーできるところもありますが、それができるのは審査員の能力がかなり高い場合でしょう。いずれにしても、審査員や審査機関はその気になれば、変更できるのです。 ところが審査員が変わるというと多くの企業は「いままで指摘されていなかったことを不適合といわれるのではなかろうか」と心配されます。私は「いままでの審査員には発見されなかった御社の改善点が見つかるかもしれませんよ」と推奨しています。一つの選択肢として、検討すべきでしょう。 審査機関は、その審査機関の審査員から学ぶことが多くありそうな場合は、引き続きの審査を依頼し、学ぶべきことが少なくなったら審査機関を変更するというスタンスでよいです。御社は高い審査料を払っているのですから選ぶ権利があります。 |
| Ｑ 法的及びその他の要求事項の調査、登録、定期的見直しなどがうまく行うにはどうすればいいですか？ |
| Ａ 法規制順守のしくみはISO14001,ISO27001などで強めの要求になっておりますので、規定とか手順を作っているのでしょう。そのやり方に問題があるかもしれません。一度、ご相談ください。 |
| Ｑ 従業員の力量を高めるにはどうすればよいか |
| Ａ 力量とは、業務を行なう上で必要な知識・技能・経験のことである。ISO9001では、製品サービスを提供するのに関わる人の必要な力量を明確にすることを求めている。力量を満たすように教育・訓練を実施することが求められている。&br; 「力量」は英語で"competence"つまり、能力とされている。よく「企業は人なり」と言われる。企業経営は、”人”と”システム”である。なぜなら企業が成長するためには、「人の成長」と「システムの成長」が必要だからである。また、システムを成長させるには、人の力量が必要である。したがって、システムの継続的改善のためには、人の力量の継続的レベルアップが必要となる。&br; 人の力量について規格6.2.2の力量、教育・訓練及び認識では、「製品要求事項への適合に影響がある仕事に従事する要員に必要な力量」を求めている。人は設備と異なり、新人が入り、年配の人は退職し、または途中退職もあるので、継続的レベルアップが自然には保証されていないからである。&br; 人材の育成項目(力量のニーズ)を、適切にリストアップし、マネジメントの仕組みを活用して経営成果につなげることが極めて重要である。それに対応するために、ISO9001の6.2.2をうまく活用されることが、「QMSを経営改善に生かす」ためのポイントになる。 |
| しかしながら、力量のところで、企業の対応として望ましくないパターンとして、次のようなことが指摘できる。&br;1. 社内の資格制度を作成し、「Aさんは○○の力量があるから□□の仕事に従事させている」ことを審査員に見せるためのリストとして管理されているが、そこには、力量を向上するという概念が希薄である。&br;2. 社内資格を明確にして、管理をしているが、力量のニーズ(育成項目)に向上が見られない。&br;3. 力量のニーズが作業者中心であり、管理者の力量のニーズ項目がリストアップされていない。&br;4. 個人別の力量マトリックスを作成しているが、そのマトリックスの整備が目的になり、新たなニーズが見出せていない。&br;5. 公的資格に終始している。&br; 企業によっては、教育後にテストをしたり、レポートを書かせたり、評価点をつけたりしている、大切なことは「次につなげるための今回の教育の評価」である。&br; 私は内部監査員を中心にした力量の向上のための研修を実施している。つくづく思うのは、内部監査員、社員の力量の向上は企業にとっては永遠の課題であり、一朝一夕にはいかないということである。その意味から「力量の向上は一日にしてならず」なのである。そのためには的確なマネジメントサイクル(PDCA)を維持することが重要であ。P・D・C・AサイクルをまわすにはQMSが最も適切なツールである。したがって御社でも社員の育成のためにぜひともISO9001を上手に活用下さい。 |
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